Geschäftsordnung
(1)
Mit dem bereitgestellten und durch den Projektverantwortlichen korrekt ausgefüllten Formular "Förderungsantrag" erfolgt die elektronische Antragstellung durch den Bundes-Fachverband bei TOP SPORT AUSTRIA (TSA). Die Geschäftsführung hat die Einhaltung der formalen Voraussetzungen zu überprüfen; gegebenenfalls sind in Absprache mit dem Antragsteller (eventuell im Rahmen einer eigens einberufenen Besprechung) Korrekturen und Ergänzungen vorzunehmen.
(2)
Die Geschäftsführung hat ordnungsgemäß eingelangte Förderungsanträge und so genannte Abänderunsanträge (formloses E-Mail mit Angabe relevanter, terminlicher und inhaltlicher Korrekturwünsche für bereits bestehende Förderungsvereinbarungen) umgehend im Sinne eines Eingangsnachweises in ein elektronisches Projektregister mit signifikanten Daten einzutragen. Registrierte Anträge sind gebündelt an alle Mitglieder des Entscheidungsgremiums zu übermitteln.
(3)
Annahmeschluss für Förderungsanträge ist 14 Tage, für Abänderungsanträge sieben (7) Tage vor Sitzungstermin (konkretes Datum jeweils im elektronischen Register angegeben); nachträglich einlaufende Anträge werden der nächstfolgenden Sitzung zugeordnet.
(4)
Die Geschäftsführung hat fünf (5) Tage vor jeder Sitzung im Sinne einer Diskussionsbasis einen ausgearbeiteten Förderungsvorschlag allen Gremiumsmitgliedern zu unterbreiten.
(5)
Das Entscheidungsgremium tagt grundsätzlich viermal jährlich; aus administrativ-technischen Gründen wären die so genannten Quartalssitzungen idealer Weise um den Monatswechsel Februar/März, Mai/Juni, August/September und November/Dezember durchzuführen.
(6)
Im Rahmen der beratenden Quartalssitzungen fällt unter Einbeziehung der sportlichen Qualifikation und einer begleitenden Potentialeinschätzung die Entscheidung über eine Förderung gemäß Antrag durch den Vorsitzenden: "Welcher Bundes-Fachverband (Athlet) wird für welche Maßnahme und Zielsetzung in welcher finanziellen Höhe unterstützt."
(7)
Die Geschäftsführung hat ein Protokoll zur Quartalssitzung anzufertigen; gegebenenfalls ist ein Rundlaufverfahren zur Genehmigung von im Rahmen der Sitzung noch nicht entschiedener Projekte einzuleiten.
(8)
Nach kurzfristigem Genehmigungsverfahren hinsichtlich des Protokolls hat die Geschäftsführung entsprechende Vereinbarungsentwürfe zu erstellen, die dem Bundes-Fachverband zwecks Gegenzeichnung zu übermitteln sind.
(9)
Bei Abschluss einer Förderungsvereinbarung erfolgt umgehend die Überweisung einer Projektinitialrate von rund 70 Prozent der Gesamtförderungssumme.
Athletenspezifische Projekte mit einem Gesamtförderungsvolumen von unter 7.000,- Euro sowie Materialanschaffungen werden nach Möglichkeit durch eine einmalige Auszahlung finanziert.
(10)
Nach Durchführung des Projektes, Vorlage des Projektendberichtes und entsprechender Rechnungslegung bis spätestens zu dem in der Förderungsvereinbarung festgelegten Termin wird eine allfällige Restrate umgehend angewiesen.
(11)
Eine neuerliche Förderung durch TSA kann erst nach Komplettabschluss eines laufenden Projektes erfolgen.
(12)
Zwecks Wahrung maximaler Entscheidungstransparenz hat die Geschäftsführung jegliches Wirken unter Zuhilfenahme einer elektronischen Kommunikationsebene zu dokumentieren; jedenfalls sind entsprechende Informationen bezüglich Geschäftsordnung (inklusive Formularwesen und Erläuterungen), Gremiumsentscheidungen, Jahresförderung, Anweisungs- und Abrechnungtermine, Projektdetails und allfällige Evaluierungen öffentlich darzustellen.
